Uông Bí: Đi đầu thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ trong cơ quan Đảng

Nhằm bảo đảm sẵn sàng vận hành mô hình hành chính quyền 2 cấp từ ngày 1/7/2025, thời gian qua, Thành ủy Uông Bí đã tập trung cao độ cho việc số hóa tài liệu lưu trữ trong cơ quan Đảng, đưa Uông Bí trở thành một trong những địa phương đi đầu trong triển khai nhiệm vụ này.

Xác định chỉnh lý, số hóa tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu để đáp ứng yêu cầu phục vụ của người dân, cơ quan, tổ chức được liên tục, hạn chế nguy cơ thất thoát tài liệu lưu trữ, ngay đầu nhiệm kỳ 2020 - 2025, Ban Thường vụ Thành uỷ Uông Bí đã ban hành nhiều văn bản lãnh đạo, chỉ đạo các cấp uỷ Đảng, cơ quan, đơn vị khẩn trương triển khai thực hiện nghiêm việc thu thập, chỉnh lý, số hoá tài liệu. 

Theo đó, các cơ quan, đơn vị đã thực hiện chỉnh lý xong 75m giá tài liệu từ giữa nhiệm kỳ 2020-2025 trở về trước, 190m giá tài liệu còn lại đang thuê đơn vị chuyên môn chỉnh lý (dự kiến hoàn thành trước ngày 31/5/2025), đảm bảo tiến độ yêu cầu của Tỉnh uỷ. Kết quả này là tiền đề quan trọng để các đơn vị thực hiện số hoá tài liệu (theo quy định, tài liệu khi thực hiện số hoá là tài liệu đã được chỉnh lý).

Nhờ làm tốt công tác chỉnh lý hồ sơ, đến thời điểm hiện tại, công tác số hóa, cập nhật dữ liệu vào phần mềm Hệ thống quản lý hồ sơ công tác kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật Đảng của Ủy ban Kiểm tra Thành ủy Uông Bí đã vượt tiến độ so với kế hoạch dự kiến và là một trong những đơn vị đi đầu trong toàn tỉnh.

Ông Nguyễn Trung Hải, Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Thành ủy, cho biết: Việc chỉnh lý, số hóa hồ sơ các cuộc kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật Đảng bao gồm rất nhiều thành phần (quyết định, kế hoạch, đề cương, biên bản làm việc, báo cáo, thông báo kết luận…). Nhiều hồ sơ, tài liệu phải tiến hành giải mật theo quy định. Với quyết tâm hoàn thành việc chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu công tác kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật của Đảng và nhập dữ liệu vào các phần mềm của Ủy ban Kiểm tra Trung ương theo quy định, đơn vị đã xây dựng kế hoạch số hóa toàn bộ từ cấp huyện đến cơ sở; báo cáo Ban Thường vụ Thành ủy mua sắm máy móc tốc độ cao; thành lập tổ chuyển đổi số, bố trí nhân lực tăng cường của các cơ quan để phục vụ việc scan và nhập dữ liệu vào phần mềm công tác kiểm tra Đảng. Đồng thời, đơn vị làm việc xuyên suốt kỳ nghỉ lễ 30/4-1/5, tích cực rà soát, phân loại, kiểm điểm tiến độ công việc, đảm bảo dữ liệu sau khi số hóa được làm sạch và đưa vào khai thác, sử dụng được ngay, hướng tới mục tiêu thực hiện “giám sát trên dữ liệu, kiểm tra trên dữ liệu”.

Cụ thể, Ủy ban Kiểm tra Thành ủy đã chỉnh lý, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu về công tác kiểm tra, giám sát từ năm 1970 đến năm 2025 với tổng số 193 hộp tài liệu, 434 bộ hồ sơ. Trong đó, đối với hồ sơ kiểm tra, giám sát, kỷ luật Đảng nhiệm kỳ 2020-2025, đã hoàn thành việc số hóa và cập nhật vào phần mềm Hệ thống đối với 75 bộ hồ sơ (tương đương 6m giá tài liệu). Đối với hệ thống hồ sơ kiểm tra, giám sát, kỷ luật Đảng nhiệm kỳ 2010-2015 và nhiệm kỳ 2015-2020 gồm 127 bộ hồ sơ (tương đương 10,1m giá tài liệu), hiện đơn vị đang tiếp tục số hóa và cập nhật vào phần mềm, dự kiến hoàn thành trước ngày 15/6/2025. Đối với hệ thống hồ sơ kiểm tra, giám sát, kỷ luật Đảng giai đoạn từ 2010 trở về trước, gồm 232 bộ hồ sơ (tương đương 18,6m giá tài liệu), trong thời gian tới tiếp tục triển khai đảm bảo tiến độ theo quy định.

Đối với 90m giá tài liệu của Thành ủy, Ban Tổ chức, Tuyên giáo - Dân vận, Văn phòng Thành ủy, Ban Thường vụ Thành ủy tiếp tục mua sắm thêm trang thiết bị máy móc, huy động cán bộ, công chức tập trung thực hiện chỉnh lý hồ sơ và số hoá.

Ông Nguyễn Chiến Thắng, Phó Bí thư Thường trực Thành ủy Uông Bí, Chủ tịch HĐND TP Uông Bí, cho biết: Do khối lượng tài liệu cần số hóa còn lớn và thời gian hoạt động cấp huyện còn rất ngắn, nên Thành ủy Uông Bí ưu tiên nguồn lực, nhân lực để khẩn trương chỉnh lý hồ sơ, số hoá tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện xong trước ngày 15/6, trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại. Tuy nhiên, trong quá trình số hóa tài liệu lưu trữ, từ năm 2018 đến nay, Văn phòng Trung ương Đảng chưa triển khai phần mềm số hoá tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội đến cấp huyện và cấp cơ sở nên nhiều tài liệu mới đang tiến hành scan và lưu trữ trong ổ cứng. Mặt khác, nhiều tài liệu phải mã hoá, quản lý theo quy định thì địa phương vẫn chưa được trang bị máy tính đa giao diện. Do đó, địa phương mong muốn Trung ương và tỉnh sớm triển khai phần mềm số hoá đối với các cơ quan Đảng cũng như kịp thời trang cấp máy móc để việc số hoá tài liệu được triển khai đồng bộ và thuận tiện, đảm bảo các yêu cầu về an toàn dữ liệu cũng như phục vụ cho việc cập nhật, sử dụng dữ liệu đã được số hóa trong thời gian sau này.