Chi phí vận hành đội xe phình to? Đây là giải pháp cắt giảm ngay lập tức

Trong ngành vận tải và logistics, chi phí vận hành luôn là bài toán “đau đầu” đối với các doanh nghiệp. Giá nhiên liệu biến động, lộ trình vận chuyển thiếu tối ưu, tình trạng xe chạy rỗng hay gian lận xăng dầu,… đều khiến doanh nghiệp tốn kém hàng trăm triệu đồng mỗi năm.

Chi phí vận hành – gánh nặng lớn với doanh nghiệp

Trong cơ cấu chi phí của một doanh nghiệp vận tải, nhiên liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất, dao động từ 30-40% tổng chi phí vận hành theo số liệu của Hiệp hội Vận tải Ô tô Việt Nam (VATA). Đặc biệt, khi giá xăng dầu liên tục biến động, bài toán kiểm soát chi phí càng trở nên căng thẳng.

Tuy nhiên, nhiên liệu không phải là khoản duy nhất “ngốn” ngân sách. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp còn phải đối mặt với hàng loạt vấn đề khó kiểm soát:

• Xe đi sai tuyến, chạy vòng ngoài kế hoạch: Tài xế có thể chọn lộ trình dài hơn, dẫn đến tiêu hao thêm nhiên liệu, chậm trễ giao hàng và phát sinh chi phí không cần thiết.

• Tình trạng gian lận nhiên liệu: Việc rút trộm xăng dầu, khai khống quãng đường hay thời gian hoạt động là “lỗ hổng” phổ biến, gây thất thoát hàng chục triệu đồng mỗi tháng.

• Thời gian dừng đỗ kéo dài: Nhiều chuyến xe bị trì hoãn do tài xế dừng nghỉ quá lâu hoặc đỗ sai quy định, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và cam kết với khách hàng.

• Quản lý thủ công thiếu hiệu quả: Bộ phận điều hành phải dựa vào giấy tờ hoặc liên lạc qua điện thoại, vừa tốn nhân lực vừa khó đảm bảo tính chính xác.

Những “lỗ hổng” trên không chỉ khiến chi phí vận hành ngày càng phình to, mà còn gây ra hệ lụy nghiêm trọng: tiến độ giao hàng bị ảnh hưởng, uy tín doanh nghiệp suy giảm, thậm chí có nguy cơ mất hợp đồng lớn.

GPS – Công cụ cắt giảm chi phí hiệu quả

Trong bối cảnh chi phí vận tải ngày càng leo thang, thiết bị định vị GPS không chỉ đơn thuần là công cụ giám sát hành trình, mà đã trở thành “trợ lý vận hành thông minh” cho nhiều doanh nghiệp.

Ứng dụng GPS trong quản lý đội xe mang lại những lợi ích rõ ràng và trực tiếp chạm đến “nỗi đau” về chi phí:

• Giám sát nhiên liệu & hành trình: Mỗi km di chuyển đều được ghi nhận chi tiết, giúp nhà quản lý dễ dàng phát hiện dừng đỗ bất thường, đi sai tuyến hay gian lận nhiên liệu. Nhờ đó, hàng triệu đồng thất thoát mỗi tháng được kiểm soát chặt chẽ.

• Giảm tình trạng xe chạy rỗng: Thông qua dữ liệu hành trình, doanh nghiệp dễ dàng điều phối xe hợp lý, tăng tỷ lệ có hàng chiều về, giảm chi phí vô hình từ xe không tải.

• Tiết kiệm nhân sự quản lý: Thay vì cả đội ngũ phải trực điện thoại hoặc nhập liệu thủ công, hệ thống GPS tự động xuất báo cáo chi tiết, giúp giảm tải nhân sự mà vẫn đảm bảo hiệu quả.

• Kéo dài tuổi thọ phương tiện: GPS cảnh báo vượt tốc độ, quá tải hoặc bảo dưỡng định kỳ, giúp hạn chế hư hỏng, giảm chi phí sửa chữa và giữ xe luôn trong tình trạng hoạt động tốt nhất.

Không chỉ dừng lại ở chi phí, lợi ích của định vị GPS còn đến từ uy tín và dịch vụ. Khi giao hàng đúng hẹn, lộ trình minh bạch, doanh nghiệp xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, tạo niềm tin và giữ chân khách hàng lâu dài – yếu tố sống còn trong thị trường vận tải cạnh tranh khốc liệt.

Doanh nghiệp tiết kiệm hàng trăm triệu đồng mỗi năm

Một công ty logistics tại TP.HCM với gần 100 đầu xe tải từng đau đầu vì chi phí nhiên liệu chiếm tới gần 40% tổng vận hành, cộng thêm tình trạng tài xế chạy sai tuyến, dừng đỗ tùy tiện khiến chi phí đội lên hàng tháng.

Sau khi áp dụng hệ thống GPS, chỉ trong 6 tháng đầu tiên, những kết quả rõ rệt đã được ghi nhận:

• Giảm 22% chi phí nhiên liệu nhờ lộ trình được tối ưu và kiểm soát chặt chẽ việc dừng đỗ bất thường.

• Rút ngắn thời gian giao hàng trung bình 15–20 phút/chuyến, giúp tăng thêm vài chục chuyến giao mỗi tháng.

• Tiết kiệm hàng trăm triệu đồng mỗi năm, chưa kể chi phí nhân sự quản lý cũng được cắt giảm đáng kể.

Đại diện doanh nghiệp chia sẻ: “Trước đây, việc kiểm soát hoàn toàn phụ thuộc vào báo cáo từ tài xế, dẫn đến nhiều lãng phí khó phát hiện. Nhờ định vị GPS, chúng tôi nhìn thấy rõ từng km, từng lít nhiên liệu. Không chỉ tiết kiệm chi phí, mà còn nâng cao uy tín khi khách hàng luôn nhận được hàng đúng hẹn”.

Trong kỷ nguyên số, việc quản lý đội xe bằng phương pháp thủ công không chỉ lỗi thời mà còn gây lãng phí lớn. Thiết bị định vị GPS giờ đây không đơn thuần là công cụ giám sát hành trình, mà đã trở thành giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí, tối ưu vận hành và kiểm soát rủi ro.