Khẩn trương chỉnh lý, số hóa hồ sơ phục vụ sắp xếp tổ chức bộ máy

Từ ngày 1/7, bộ máy chính quyền địa phương 2 cấp sẽ chính thức đi vào hoạt động trên cả nước. Cùng với cấp huyện, các đơn vị hành chính cấp xã trên địa bàn Quảng Ninh đang tích cực thực hiện chỉnh lý, số hoá, lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu phục vụ công tác sắp xếp tổ chức bộ máy. Dù gặp không ít khó khăn trong quá trình triển khai, nhưng các xã, phường, thị trấn đang nỗ lực khẩn trương hoàn thành nhiệm vụ.

Tại phường Cẩm Thủy (TP Cẩm Phả), thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, Đảng ủy phường đã tổ chức phổ biến, quán triệt các văn bản chỉ đạo của Trung ương, của tỉnh về công tác chuyển đổi số tới toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức; xây dựng và ban hành 2 kế hoạch, 3 công văn chỉ đạo công tác chuyển đổi số. Đồng thời, chỉ đạo rà soát, sắp xếp hồ sơ phục vụ cho công tác chỉnh lý và số hóa tài liệu. Một tổ công tác gồm 9 người do đồng chí Phó Chủ tịch UBND phường làm Tổ trưởng được thành lập, chịu trách nhiệm rà soát hồ sơ phục vụ việc chỉnh lý và số hóa tài liệu. Địa phương đã phát động phong trào 30 ngày, đêm hoàn thành chỉnh lý, số hóa tài liệu và phấn đấu hoàn thành trước ngày 20/6.

Bí thư Đảng ủy phường Cẩm Thủy Nguyễn Thị Tụ cho biết: Bám sát chỉ đạo của Thường trực, Ban Thường vụ Thành ủy Cẩm Phả về việc chỉnh lý và số hóa tài liệu phục vụ lưu trữ, bàn giao tài liệu khi cấp huyện dừng hoạt động và sáp nhập cấp xã, Đảng ủy phường đã triển khai nhiều giải pháp để đáp ứng được tiến độ đề ra. Trong quá trình thực hiện chúng tôi cũng gặp một số khó khăn về nhân lực, kinh phí và hạ tầng kỹ thuật. Tuy nhiên, địa phương xác định đây là nhiệm vụ chính trị quan trọng, nên đã nỗ lực khắc phục khó khăn để đảm bảo yêu cầu đề ra.

Tại phường Trần Hưng Đạo (TP Hạ Long), công tác chỉnh lý, số hóa hồ sơ cũng diễn ra hết sức khẩn trương. Điểm thuận lợi của địa phương là những năm trước đã chủ động thực hiện chỉnh lý tài liệu, nên trong giai đoạn này, mọi công việc được tiến hành khá thuận lợi, đúng yêu cầu, tiến độ. Tới cuối tháng 5/2025, Đảng ủy phường đã rà soát, kiểm tra xong 1.369 hồ sơ đảng viên, chỉnh lý xong 6m hồ sơ công tác Đảng từ năm 2024 về trước.

Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy phường Trần Hưng Đạo Vũ Thị Hằng cho biết: Hồ sơ, tài liệu từ năm 2024 trở về trước đã được Đảng ủy phường chỉnh lý xong. Hồ sơ, tài liệu từ đầu năm 2025 đến nay cũng đã được sắp xếp, phân loại theo quy định, nên tạo thuận lợi cho việc chỉnh lý được thực hiện ngay, đảm bảo công tác lưu trữ tốt nhất. Khối lượng tài liệu lớn, song việc sắp xếp được thực hiện khoa học, nên đảm bảo hiệu quả, nhanh chóng.

Ngay khi có kết luận, chỉ đạo của Trung ương, của tỉnh về công tác chỉnh lý, số hóa, quản lý tài liệu đối với những cơ quan, tổ chức thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy, các địa phương cấp xã trên địa bàn tỉnh đã nghiêm túc triển khai những chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên trong việc quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ, an toàn, thống nhất nghiệp vụ, đúng quy định, bảo vệ bí mật thông tin tài liệu.

Tới nay, nhiều địa phương cấp xã trong tỉnh đã hoàn thành khối lượng lớn công tác chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu và thực hiện lưu trữ theo quy định. Tuy nhiên, cũng không ít đơn vị gặp nhiều khó khăn như thiếu nguồn nhân lực chuyên trách về công tác lưu trữ, công nghệ thông tin; thiết bị công nghệ phục vụ số hóa chưa đầy đủ, đồng bộ; một số tài liệu cũ, chất lượng giấy xuống cấp, gây khó khăn trong công tác xử lý kỹ thuật và bảo quản sau số hóa. Việc thuê đơn vị tư vấn thực hiện chỉnh lý, số hóa cũng rất khó khăn. Một số đơn vị trước đây chưa quan tâm thực hiện chỉnh lý tài liệu dẫn tới, khối lượng công việc phải thực hiện rất lớn liên quan tới thu thập, phân loại và lập hồ sơ.   

Để kịp thời tháo gỡ những khó khăn này cho các đơn vị cấp xã, tỉnh và các huyện, thị, thành phố cũng đã tổ chức các đoàn công tác trực tiếp đến làm việc với địa phương và hướng dẫn quản lý công tác văn thư, lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ khi thực hiện sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp.

Chỉ còn 2 tuần nữa mô hình chính quyền địa phương 2 cấp chính thức đi vào hoạt động. Điều này đang đòi hỏi tinh thần quyết tâm, khẩn trương hơn nữa của các địa phương cấp xã trong công tác chỉnh lý, số hoá tài liệu, lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu phục vụ công tác sắp xếp tổ chức bộ máy. Quá trình triển khai phải tuân thủ các quy định hiện hành, bảo đảm quản lý thống nhất, an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy. Các địa phương cũng cần nêu trách nhiệm bảo đảm đầy đủ các nguồn lực cần thiết từ nhân sự, kho lưu trữ, trang thiết bị, kinh phí... để phục vụ tốt công tác này. Việc bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy được thực hiện đúng quy định của pháp luật lưu trữ về thẩm quyền quản lý.