Đẩy mạnh số hoá, ứng dụng công nghệ thông tin trong bảo hiểm xã hội

Trong bối cảnh cải cách hành chính (CCHC) và ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành một trong những nhiệm vụ trọng tâm, góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động; thời gian qua, BHXH Khu vực VIII (tỉnh Quảng Ninh) luôn nỗ lực trong công tác này, vừa rút ngắn thời gian, chi phí cho doanh nghiệp, cá nhân, vừa tăng cường tính minh bạch, an toàn và hiện đại trong tất cả khâu từ tiếp nhận hồ sơ tới chi trả chế độ.

Ngay từ đầu năm 2025, BHXH Khu vực VIII đã xác định cải cách hành chính, chuyển đổi số là động lực đột phá để nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp. Trên tinh thần đó, đơn vị đã rà soát, cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính (TTHC) liên quan đến BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Toàn bộ quy trình quản lý, xét duyệt, chi trả các chế độ BHXH, BHTN được tái cấu trúc theo hướng “một cửa liên thông”.

Đến nay, BHXH khu vực VIII đã thực hiện số hóa 100% hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết. Hiện toàn tỉnh có 25 thủ tục hành chính được cung cấp ở mức độ 4 (dịch vụ công trực tuyến hoàn chỉnh), đồng thời tích hợp liên thông với Cổng Dịch vụ công quốc gia. Nhờ đó, người lao động và doanh nghiệp không còn phải trực tiếp đến trụ sở cơ quan BHXH để nộp hồ sơ, mà có thể gửi qua website, cổng dịch vụ công hoặc qua bưu chính. Thời gian giải quyết các thủ tục như cấp sổ BHXH hoặc thẻ BHYT đã rút ngắn từ 7-10 ngày xuống chỉ còn 3-5 ngày (nếu hồ sơ hợp lệ), giúp người dân và doanh nghiệp chỉ cần chờ đợi một nửa thời gian so với trước đây.

Bên cạnh việc số hóa, ứng dụng CNTT đã được đẩy mạnh thông qua nền tảng VssID - “Bảo hiểm xã hội số”, cho phép người tham gia tra cứu, khai báo và nhận thẻ BHYT điện tử ngay trên điện thoại thông minh. Đến hết tháng 5/2025, có 686.304 người trong tổng số 1.280.324 đối tượng tham gia BHXH, BHYT tại Quảng Ninh đã cài đặt và sử dụng VssID, chiếm khoảng 54%. Nhờ việc này, thay vì chờ nhận thẻ giấy, người dân chỉ cần xuất trình mã QR code trong ứng dụng kết hợp cùng căn cước công dân gắn chip (hoặc VNeID) khi khám chữa bệnh.

Về chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH, cơ quan BHXH đã phối hợp với hệ thống ngân hàng thương mại để khuyến khích người hưởng nhận qua tài khoản ATM. Qua đó, đến hết tháng 5/2025 đạt tỷ lệ 88% (129.720/146.607 người) nhận lương hưu, trợ cấp qua tài khoản. Cách làm này không chỉ bảo đảm an toàn và tiện lợi, mà còn giảm thiểu rủi ro khi lưu thông tiền mặt, đồng thời góp phần thúc đẩy thanh toán điện tử trong lĩnh vực tài chính - bảo hiểm.

Một trong những thành tựu quan trọng là việc đồng bộ dữ liệu về người tham gia BHXH, BHYT với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Đến nay, tỷ lệ này đạt 99,6%. Nhờ đó, thông tin cá nhân được đối chiếu, cập nhật tự động, hạn chế tình trạng trùng lặp, sai sót phiên âm hoặc chuyển nhầm đối tượng. Khi cơ sở dữ liệu được đồng bộ, cơ quan chức năng có thể nhanh chóng xác minh, rà soát những trường hợp đủ điều kiện nhưng chưa kịp tham gia BHXH, BHYT, từ đó đôn đốc, nhắc nhở để hoàn thiện hồ sơ.

Hệ thống quản lý điện tử, sai sót thủ công hầu như triệt tiêu, thời gian duyệt hồ sơ được rút ngắn đáng kể. Người dân ít phải chờ đợi, cơ quan cũng tiết kiệm được tài nguyên nhân lực, từ đó có thêm nguồn lực để nâng cao chất lượng phục vụ. 5 tháng đầu năm 2025, tổng số hồ sơ ngành BHXH tỉnh tiếp nhận đạt 121.804, trong đó có 107.385 hồ sơ giao dịch điện tử (tương đương 88,2%). Từ đó phản ánh rõ sự chuyển dịch mạnh mẽ từ cách làm truyền thống sang giao dịch không giấy tờ; chỉ còn 8,9% hồ sơ phải đưa trực tiếp tới Trung tâm hành chính công và 2,6% thực hiện qua bưu chính.

Điều này tạo chuyển biến căn bản trong trải nghiệm của người dân và doanh nghiệp: Thay vì phải xếp hàng chờ đến lượt, kê khai nhiều giấy tờ, người lao động giờ chỉ cần truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia hay VssID, điền thông tin và đợi phản hồi tự động; hồ sơ sẽ được phân luồng ngay lập tức đến bộ phận xử lý, giảm thiểu rủi ro thất lạc giấy tờ hay chậm trễ. Doanh nghiệp, nhất là các đơn vị nhỏ, hộ kinh doanh lẻ, thường gặp khó khăn khi đóng nộp bảo hiểm cho người lao động, nay nhờ cơ chế kết nối dữ liệu với Sở Kế hoạch - Đầu tư (cập nhật danh sách đơn vị mới thành lập, giải thể, dừng hoạt động), BHXH dễ dàng rà soát, cảnh báo kịp thời cho những đơn vị chậm đóng, đồng thời gửi thông báo tự động qua email, tin nhắn ngắn (SMS).

Với những bước đi chặt chẽ trong 6 tháng đầu năm 2025, BHXH Khu vực VIII đã tạo nền tảng vững chắc để triển khai những nhiệm vụ cao hơn, xây dựng hệ thống bảo hiểm xã hội ngày càng toàn diện, hiệu quả và nhân văn.