Công chức, viên chức nên dùng trợ lý ảo phục vụ công việc thế nào?

Bộ KH&CN vừa có hướng dẫn về một số nguyên tắc chung dành cho công chức, viên chức và người lao động trong các cơ quan nhà nước khi sử dụng trợ lý ảo hỗ trợ công việc.

AI, trợ lý ảo ngày càng được sử dụng nhiều tại nơi làm việc

Với mức độ tác động ở quy mô lớn như hiện tại, trí tuệ nhân tạo - AI được các chuyên gia nhận định có thể sẽ vượt qua cả điện toán đám mây và thậm chí là Internet về tầm quan trọng trong vai trò là một yếu tố định hình lại công nghệ.

Thực tế, trên toàn cầu cũng như tại Việt Nam, việc sử dụng AI, trợ lý ảo đang ngày càng trở nên phổ biến hơn. Không chỉ các doanh nghiệp, hiện tại nhiều cán bộ, công chức và người lao động trong các cơ quan nhà nước đã ứng dụng AI, sử dụng trợ lý ảo hỗ trợ công việc hàng ngày.

Nghiên cứu về xu hướng sử dụng AI ở nơi làm việc được Microsoft và LinkedIn công bố hồi giữa năm 2024 cho thấy, tại Việt Nam các công cụ Generative AI tại nơi làm việc đang ngày một phổ biến với tốc độ nhanh chóng.

Nhiều người lao động đã tự trang bị cho mình các công cụ AI linh hoạt và sáng tạo, mà không chờ đợi tới khi cơ quan, tổ chức của họ có một kế hoạch và lộ trình triển khai cụ thể. Không ít nhân sự đang dùng các công cụ AI, trợ lý ảo theo cách riêng.

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo, và để đáp ứng yêu cầu thực tiễn ứng dụng các công cụ AI trong cơ quan nhà nước, ngày 31/3, Bộ KH&CN đã ban hành phiên bản đầu tiên “Tài liệu hướng dẫn một số nguyên tắc chung với công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan nhà nước sử dụng trợ lý ảo - chatbot AI phục vụ công việc”.

Cho biết tài liệu hướng dẫn sẽ giúp đảm bảo việc ứng dụng AI diễn ra an toàn và mang lại lợi ích thiết thực, Bộ KH&CN khuyến khích các cơ quan, đơn vị có nhu cầu sử dụng trợ lý ảo, chủ động tìm hiểu và sử dụng tài liệu này để triển khai, phổ biến trong tổ chức sao cho phù hợp thực tế.

Ngoài ra, theo Cục Chuyển đổi số quốc gia (Bộ KH&CN), các nguyên tắc nêu trong tài liệu hướng dẫn không áp dụng với việc sử dụng trợ lý ảo trong các hoạt động nghiên cứu, thực thi công vụ thuộc lĩnh vực quốc phòng, an ninh.

Dùng chatbot AI một cách thận trọng, hiệu quả và có trách nhiệm

Tài liệu hướng dẫn của Bộ KH&CN nêu rõ những nguyên tắc chung cần lưu ý khi dùng chatbot AI, như: Hành vi và cách ứng xử khi dùng chatbot AI trong xử lý công việc cần phù hợp các giá trị đạo đức, văn hóa và truyền thống tốt đẹp của dân tộc Việt Nam; thực hiện đúng các quy định, hướng dẫn về an toàn, an ninh mạng theo quy định pháp luật; chịu trách nhiệm với hành vi, cách ứng xử khi dùng chatbot AI để phục vụ người dân, doanh nghiệp…

Các cơ quan và cán bộ, công chức cũng được khuyến nghị sử dụng chatbot AI một cách thận trọng, hiệu quả và có trách nhiệm; kiểm tra và đánh giá kỹ lưỡng kết quả do chatbot AI cung cấp trước khi sử dụng. Đồng thời, không phụ thuộc hoàn toàn vào chatbot AI, cần kết hợp với kiến thức và kinh nghiệm cá nhân để đưa ra quyết định.

Bên cạnh các nguyên tắc chung cùng nguyên tắc cung cấp dữ liệu và sử dụng chatbot AI, Bộ KH&CN cũng hướng dẫn cụ thể các cơ quan và cán bộ, công chức về việc dùng công cụ này.

Cụ thể, cơ quan nhà nước cần tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức, người lao động sử dụng chatbot AI phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và đặc thù của đơn vị. Trong đó, chú trọng đến việc bảo đảm an toàn, an ninh mạng. Trách nhiệm sử dụng chatbot AI thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Các đơn vị cũng có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản sử dụng chatbot AI; quản lý và phân quyền truy cập trong chatbot AI phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của người tham gia sử dụng; từng bước hình thành cơ sở dữ liệu tri thức của riêng mình, từ đó thiết lập chatbot chuyên ngành nhằm phục vụ hoạt động của đơn vị mình.

Thường xuyên theo dõi, kịp thời nắm bắt tình hình sử dụng chatbot AI của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý.

Khi cán bộ, công chức, viên chức đã nghỉ việc hoặc chuyển công tác, đơn vị phải thu hồi khóa bảo mật (nếu có) hoặc hủy tài khoản người dùng chatbot AI nhằm đảm bảo tính bảo mật và quản lý chặt chẽ.

Mỗi công chức, viên chức và người lao động, khi sử dụng chatbot AI, đều phải tự quản lý và chịu trách nhiệm về việc bảo vệ thông tin cá nhân đã khai báo trên các nền tảng, hệ thống thông tin của đơn vị; không tiết lộ tài khoản đăng nhập hoặc kết nối trái phép các nền tảng, hệ thống thông tin của đơn vị vào chatbot AI.

Khi khai thác, sử dụng chatbot AI tại các điểm truy cập Internet công cộng, người dùng tuyệt đối không bật chế độ lưu trữ mật khẩu; không cung cấp dữ liệu cá nhân, thông tin nhân thân và các thông tin nhạy cảm khác của bản thân hoặc của người khác lên chatbot AI.

Cán bộ, công chức và người lao động trong cơ quan nhà nước cũng được lưu ý không sử dụng chatbot AI cho các mục đích trái pháp luật, vi phạm thuần phong mỹ tục.