Tăng cường công tác lưu trữ, số hoá tài liệu

Sau khi triển khai thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, Quảng Ninh tiếp tục coi cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử, hướng tới chính quyền số là nhiệm vụ then chốt. Trong đó, công tác lưu trữ, quản lý và số hóa hồ sơ, tài liệu được chỉ đạo quyết liệt, đồng bộ để phục vụ hiệu quả công tác quản lý, điều hành và phát triển kinh tế - xã hội.

Thực hiện chỉ đạo của Trung ương và bám sát yêu cầu cải cách hành chính, UBND tỉnh đã ban hành nhiều văn bản, kế hoạch cụ thể, nhằm tăng cường công tác quản lý, bàn giao, tiếp nhận, bảo quản và số hóa tài liệu, tạo nền tảng quan trọng cho việc quản lý nhà nước hiệu quả, minh bạch và phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân, doanh nghiệp.

Theo đó, Sở Nội vụ với vai trò cơ quan tham mưu đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, đồng thời tổ chức các tổ công tác phối hợp với địa phương để kiểm tra, xác nhận khối lượng, tình trạng tài liệu, niêm phong, bàn giao và tiếp nhận hồ sơ lưu trữ giữa các cấp chính quyền. Hiện đối với tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử (đối với các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu theo quy định) đã có 60/143 đơn vị gửi hồ sơ đề nghị thẩm định, trong đó 12 đơn vị được phê duyệt và tiếp nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử với 2.741 hộp hồ sơ, hơn 6.000 hồ sơ, tương đương 372 mét tài liệu.

Việc bàn giao tài liệu giữa UBND cấp huyện và UBND cấp xã mới sau sắp xếp địa giới hành chính cũng được triển khai đồng bộ (trừ 2 đặc khu). Toàn tỉnh hiện đã bố trí 167 kho bảo quản tài liệu, góp phần quan trọng trong việc lưu trữ và khai thác hồ sơ.

Bên cạnh đó, công tác số hóa đã có những kết quả nổi bật. Các địa phương đã thực hiện số hóa 143.953 hồ sơ, trong đó cấp huyện cũ chiếm gần 96.000 hồ sơ, chủ yếu tập trung ở các lĩnh vực tư pháp, tài nguyên, tài chính, quản lý đất đai… Đặc biệt, từ năm 2014 đến nay, toàn bộ quá trình xử lý văn bản hành chính được thực hiện trên môi trường mạng, với hơn 36 triệu văn bản được lưu trữ trên hệ thống Quản lý văn bản và điều hành, dung lượng khoảng 37TB. Đây là dự án thành phần quan trọng thuộc Đề án xây dựng chính quyền điện tử của tỉnh, góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp, minh bạch và giảm thiểu tối đa chi phí, thời gian cho hoạt động quản lý.

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg (ngày 3/4/2020) của Thủ tướng Chính phủ, tỉnh cũng đã triển khai số hóa tối thiểu 30% phông tài liệu có tần suất khai thác cao, đến tháng 8/2025 đã hoàn thành số hóa 1.444 hồ sơ với hơn 50.000 trang văn bản thuộc nhiều phông tài liệu quan trọng.

Song song với kết quả đạt được, UBND tỉnh đã kịp thời chỉ đạo bảo vệ an toàn khối lượng lớn tài liệu sau sắp xếp, đặc biệt là ở 12 xã, phường tiếp nhận hồ sơ từ cấp huyện. Kế hoạch quản lý, xử lý khối tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng của 130 cơ quan, đơn vị cấp huyện giai đoạn 2026-2028 đã được ban hành, với yêu cầu lựa chọn tài liệu giá trị cao, tần suất khai thác nhiều để số hóa, đồng thời hủy bỏ những tài liệu loại nhằm tiết kiệm nguồn lực. Trung tâm Lưu trữ lịch sử sẽ tiếp nhận toàn bộ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, bảo đảm lưu giữ an toàn, phục vụ nhu cầu khai thác lâu dài.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng và đạt được những kết quả bước đầu tích cực, tuy nhiên thực tiễn việc thực hiện lưu trữ, số hoá hồ sơ vẫn còn không ít khó khăn, thách thức. Hầu hết các kho lưu trữ hiện nay đều tận dụng lại cơ sở vật chất cũ, nhiều nơi không có điện, không có bảo vệ trực, thiếu hệ thống phòng cháy chữa cháy hiện đại, một số kho ẩm thấp, dột nát, tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng, thất lạc tài liệu. Đây là vấn đề cần được ưu tiên xử lý để bảo đảm công tác lưu trữ đi vào chiều sâu, bền vững, gắn liền với yêu cầu chuyển đổi số và xây dựng chính quyền điện tử... Từ thực tế này, tỉnh đã và đang triển khai các giải pháp để khắc phục hiệu quả.

Công tác lưu trữ và số hóa hồ sơ tài liệu không chỉ là nhiệm vụ mang tính kỹ thuật đơn thuần mà còn là giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả điều hành, quản lý nhà nước, bảo đảm tính minh bạch, công khai, đáp ứng yêu cầu phát triển trong kỷ nguyên số. Sự chỉ đạo sát sao của UBND tỉnh, sự vào cuộc quyết liệt của các sở, ngành, địa phương đã và đang từng bước tạo ra chuyển biến tích cực, mở ra triển vọng hình thành hệ thống lưu trữ hiện đại, khoa học, góp phần giữ gìn ký ức hành chính, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội và nâng cao niềm tin của người dân, doanh nghiệp đối với bộ máy chính quyền.