Ngay từ ngày đầu vận hành chính quyền địa phương hai cấp, xã Tiên Yên đã phải cùng lúc tiếp nhận một khối lượng công việc rất lớn từ cấp huyện chuyển xuống, trong khi bộ máy mới vừa được sắp xếp, đội ngũ cán bộ chưa thật đồng đều và nhiều vị trí chuyên môn còn thiếu.
Xã tiếp nhận 79 nhiệm vụ được phân cấp theo các văn bản quy phạm pháp luật và 859 nhiệm vụ được phân định thẩm quyền từ cấp huyện xuống; đồng thời tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cơ sở vật chất, trang thiết bị, trụ sở, biên chế và đội ngũ cán bộ từ 3 đơn vị hành chính trước sắp xếp cùng các cơ quan chuyên môn cấp huyện cũ. Yêu cầu đặt ra là phải đưa tất cả vào vận hành ngay, không để công việc đình trệ, không để người dân phải chờ đợi vì sự thay đổi tổ chức.
Áp lực càng rõ khi khối lượng nhiệm vụ tăng đột biến nhưng biên chế chưa tương xứng, trong đó còn thiếu nhân lực chuyên sâu về quy hoạch, xây dựng, công nghệ thông tin, khoa học công nghệ và y tế.
Ở các phòng chuyên môn, có thời điểm một cán bộ phải xử lý nhiều lĩnh vực; khối lượng công việc được đánh giá tương đương với áp lực của 3-4 phòng chuyên môn cấp huyện trước đây.
Hệ thống văn bản liên tục được sửa đổi, bổ sung, trong khi một số phần mềm dùng chung chưa đồng bộ, có lúc xảy ra nghẽn mạng. Chính vì vậy nên những tháng đầu vận hành không tránh khỏi tình trạng cán bộ phải vừa làm, vừa nghiên cứu, vừa điều chỉnh cách thức thực hiện nhiệm vụ.
Ông Nguyễn Cao Khải, Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND xã Tiên Yên, cho rằng trong hoàn cảnh đó, điều quan trọng nhất là không chờ bộ máy hoàn thiện mới bắt đầu công việc mà phải vừa vận hành, vừa hoàn thiện bộ máy qua thực tiễn.
“Khối lượng công việc tăng, lĩnh vực quản lý rộng hơn, nhiều cán bộ được giao những nhiệm vụ mới. Vì vậy, xã xác định phải chủ động phân công, điều chỉnh nhân lực, tăng cường phối hợp và xử lý ngay những vấn đề phát sinh. Việc nào thuộc thẩm quyền thì phải giải quyết, việc nào còn vướng thì kịp thời báo cáo, xin hướng dẫn, không để khó khăn của bộ máy ảnh hưởng đến người dân”.
Cách làm ấy bắt đầu từ việc tổ chức lại con người. Sau sắp xếp, xã tiếp nhận 12 lượt công chức, viên chức, trong đó có những trường hợp được bố trí sang vị trí mới; đồng thời điều động 8 lượt trong nội bộ để đáp ứng yêu cầu từng bộ phận. Những người từ các vị trí khác nhau được đưa về cùng một bộ máy, cùng một quy trình làm việc, cùng chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ mới.
Cùng với sắp xếp con người là sắp xếp công việc. Quy chế làm việc được điều chỉnh, nhiệm vụ được phân công theo nguyên tắc “rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ quy trình”; lãnh đạo UBND xã duy trì giao ban hằng tuần để xử lý những vấn đề phát sinh, các phòng chuyên môn chủ động phối hợp đối với những nhiệm vụ liên ngành. Cách vận hành đó giúp một bộ máy hình thành từ nhiều đầu mối cũ từng bước chuyển từ trạng thái “lắp ghép” sang phối hợp trong một guồng công việc thống nhất.
Sự thay đổi ấy thể hiện rõ nhất ở những nơi người dân trực tiếp nhìn thấy chính quyền làm việc. Tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã, trong năm 2025 đã tiếp nhận 10.724 hồ sơ, giải quyết 10.461 hồ sơ; toàn bộ số hồ sơ đã giải quyết đều đúng hoặc trước hạn, không có hồ sơ quá hạn. Trong số hồ sơ tiếp nhận, 8.345 hồ sơ được thực hiện trực tuyến; tỷ lệ số hóa hồ sơ đầu vào đạt 99,8% và 100% kết quả giải quyết được trả dưới dạng điện tử. Hiện nay, Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã Tiên Yên đã thực hiện cung cấp 361 thủ tục hành chính (TTHC) trực tuyến, trong đó có 235 TTHC trực tuyến toàn trình và 126 TTHC trực tuyến một phần. Trong 9 tháng đầu năm 2026 đã tiếp nhận 8.077 hồ sơ, giải quyết 7.786 hồ sơ đúng và trước hạn, không có hồ sơ quá hạn; 100% giao dịch thanh toán phí, lệ phí thực hiện bằng hình thức không dùng tiền mặt.
Kết quả này cho thấy bộ máy khi được sắp xếp, tổ chức lại đã bắt đầu vận hành bằng một phương thức quản trị mới mang lại hiệu quả bước đầu. Trung tâm trở thành đầu mối tiếp nhận, các cơ quan chuyên môn xử lý phía sau; người dân có thể nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ trên hệ thống, giảm dần việc phải đi lại giữa nhiều đầu mối. Từ đây, hiệu quả của cải cách không còn nằm ở cách gọi hay cơ cấu tổ chức, mà được đo bằng thời gian và kết quả giải quyết công việc của người dân.
Nhưng có những việc không thể giải quyết chỉ bằng một quy trình hành chính. Giải phóng mặt bằng Quốc lộ 4B là một ví dụ. Đến thời điểm báo cáo, Tiên Yên đã bàn giao xong toàn bộ diện tích phải giải phóng mặt bằng; 18 tổ chức, hộ gia đình, cá nhân tự nguyện bàn giao 17,84ha và 5 hộ chủ động di chuyển lăng mộ trước khi nhận phương án bồi thường. Với dự án giải phóng mặt bằng xây dựng công trình quân sự, giai đoạn 1, địa phương đã bàn giao 1,13/1,15ha, đạt 98,2%.
Để có những phần mặt bằng ấy, chính quyền không chỉ thực hiện các bước của một quy trình bồi thường. Chủ trương phải được đưa đến từng hộ dân, những vướng mắc phải được giải thích, vận động và xử lý ở cơ sở. Đây cũng là nơi vai trò của tổ chức Đảng được thể hiện rõ nhất: từ lãnh đạo chủ trương đến tổ chức thực hiện, từ phân công cán bộ phụ trách địa bàn đến vận động nhân dân đồng thuận với những nhiệm vụ khó.
Theo đồng chí Nguyễn Cao Khải, , Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND xã, bài toán lớn nhất trong năm đầu không phải là tránh được khó khăn mà là “không để khó khăn trở thành điểm nghẽn của công việc”. Đồng chí cho biết: “Cán bộ cơ sở phải thay đổi cách làm, phải chủ động hơn và chịu trách nhiệm rõ hơn. Khi một nhiệm vụ được giao xuống xã thì cũng đồng nghĩa trách nhiệm giải quyết được đặt ngay ở cơ sở. Vì vậy, Đảng ủy, UBND xã tập trung vào việc phân công đúng người, kiểm tra tiến độ, tháo gỡ vướng mắc và động viên cán bộ dám nhận việc, nhất là những việc mới, việc khó”.
Từ những việc cụ thể đó, bộ máy dần hình thành nhịp vận hành riêng. Hiện xã có 5 cơ quan chuyên môn và 6 đơn vị sự nghiệp công lập; các phòng, đơn vị đã xây dựng quy chế làm việc, phân công nhiệm vụ cụ thể. Kết quả đánh giá quý I và II/2026 cho thấy 100% cán bộ, công chức hoàn thành nhiệm vụ trở lên.
Tuy nhiên, ở Tiên Yên, sau 1 năm thực hiện mô hình chính quyền hai cấp, vẫn còn một số cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều việc nhưng chưa được đào tạo chuyên sâu; một số công chức, nhất là người lớn tuổi, còn hạn chế về kỹ năng công nghệ thông tin; phối hợp liên ngành có lúc chưa kịp thời. Một số lĩnh vực như đất đai, xây dựng, đầu tư công vẫn còn nội dung chưa rõ về thẩm quyền; có nhiệm vụ được phân cấp nhưng chưa đi cùng đầy đủ điều kiện về biên chế, kinh phí và dữ liệu.
Điều đáng chú ý là những hạn chế ấy được đặt ngay trong yêu cầu tiếp tục hoàn thiện bộ máy. Xã kiến nghị bổ sung công chức cho những vị trí còn thiếu, nhất là quy hoạch, xây dựng, y tế, giáo dục và công nghệ thông tin; đồng thời tiếp tục rà soát chức năng, nhiệm vụ để phân công phù hợp hơn. Nghĩa là, bộ máy đã vận hành được nhưng vẫn tiếp tục tự điều chỉnh để đáp ứng công việc ngày càng lớn.
Đây cũng là yêu cầu đặt ra trong không gian phát triển mới của Quảng Ninh. Khi Quảng Ninh là thành phố trực thuộc Trung ương, mô hình quản trị thay đổi phải bắt đầu từ chính những xã, phường, đặc khu đang trực tiếp thực hiện nhiệm vụ ở cơ sở. Một bộ máy được tinh gọn nhưng nếu thiếu cán bộ có năng lực, thiếu sự phối hợp và thiếu phương thức quản trị phù hợp thì việc phân cấp càng lớn, áp lực càng cao.
Ngược lại, khi đội ngũ cán bộ biết nhận việc, biết phối hợp, biết chịu trách nhiệm và tổ chức Đảng thực sự giữ vai trò dẫn dắt trong những nhiệm vụ khó, bộ máy mới có thể biến những thay đổi về tổ chức thành hiệu quả quản trị.
Tiên Yên đang cho thấy điều đó bằng chính những công việc hằng ngày, đó là từ tiếp nhận hàng nghìn hồ sơ hành chính, xử lý những nhiệm vụ trước đây thuộc cấp huyện, đến giải phóng mặt bằng những dự án lớn, sắp xếp lại trường học, tài sản công và các đơn vị sự nghiệp. Mỗi việc được giải quyết là một bước bộ máy tự hoàn thiện.
Vì thế, những kết quả tại xã Tiên Yên không chỉ nằm ở việc một xã mới đã vượt qua năm đầu vận hành chính quyền hai cấp. Điều đáng chú ý hơn là từ trong những khó khăn ấy đã hình thành một cách làm, đó là Đảng lãnh đạo bằng việc xác định đúng hướng, bằng phân công rõ người, rõ việc, còn hiệu quả cuối cùng được đo bằng khả năng giải quyết công việc của cán bộ và sự thuận tiện của người dân.
Và quan trọng hơn, phía sau một bộ máy quản trị hiệu quả luôn phải có những cán bộ nhiệt tình, năng động, dám nhận việc khó và một tổ chức Đảng đủ sức dẫn lối để biến chủ trương thành hành động, biến việc khó thành việc có thể giải quyết, để chính quyền thực sự gần dân và phục vụ dân.
