Họp đến bao giờ kết thúc?

Mới đây Sở Y tế có phát một giấy mời họp, trong phần “thời gian” họp đã ghi rõ: “từ 9 đến 10 giờ”. Chúng tôi cho đây là việc làm hết sức khoa học, nên được quy định cho giấy mời họp. Phần ghi “thời gian” họp phải cụ thể như thế, bắt đầu khi nào và khi nào thì kết thúc.

Vừa rồi nhân kỷ niệm 20 năm thành lập, Trường THPT Chuyên Hạ Long có ra tập kỷ yếu. Trong tập sách đó chúng tôi đặc biệt chú ý đến tâm sự của thầy Hoàng Ngọc Bằng, Hiệu trưởng đầu tiên của nhà trường, trong đó có chuyện về việc họp hành. Thầy Bằng kể, những ngày đầu thành lập trường đã có quy định, các cuộc họp của nhà trường đều công bố rõ thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc. Đến thời gian kết thúc mà cuộc họp chưa xong thì người họp có quyền đứng dậy ra về. Điều này đòi hỏi không chỉ người dự họp cố gắng, mà người điều hành cũng phải cố gắng, phải làm việc một cách khoa học để hoàn thành công việc đúng thời gian đã định.

Lý do tâm đắc kể lại chuyện này của thầy Bằng, hẳn không ngoài sự quý trọng thời gian, tuân thủ tác phong làm việc khoa học, tôn trọng đồng nghiệp của thầy.

Tình hình chung hiện nay, các giấy mời họp chỉ ghi thời gian bắt đầu, mà không ghi thời gian kết thúc. Nhiều người đã coi việc họp đến bao giờ xong thì kết thúc là chuyện hiển nhiên! Thôi thì, tất cả vì công việc, thời gian có kéo dài một chút cũng vì công việc. Ai lại “ích kỷ” mang chuyện này ra bàn làm gì.

Thực tế trong nhiều cuộc họp, khi bắt đầu thì đông đủ người họp, rồi sau cứ “ngót” dần. Ngoài ý thức của người dự họp, tình trạng này còn có nguyên nhân họp không biết đến bao giờ thì kết thúc.

Lẽ công bằng, chúng ta yêu cầu người đến dự họp đúng giờ, thì người điều hành cuộc họp cũng phải kết thúc đúng giờ. Thời điểm kết thúc cuộc họp cũng cần được công khai ngay trong giấy mời. Điều này vừa tạo sự chủ động thời gian cho người họp, vừa nâng cao trách nhiệm đối với người điều hành cuộc họp. Đây cũng là một trong những điều kiện để nâng cao chất lượng các cuộc họp.

Chúng ta thường nói tới tác phong công nghiệp, tác phong khoa học. Việc định rõ thời gian kết thúc cuộc họp trong giấy mời cũng là thể hiện tác phong công nghiệp, tác phong khoa học trong công tác.

Nguyên Đan